Problem
Producent urządzeń teleopieki i monitoringu prowadził całą operację — każde urządzenie, każdego klienta i każde przypisanie — w jednym, ogromnym pliku Excel. Urósł tak bardzo, że lagował i się zawieszał, a przy wielu osobach edytujących nie było jak wiarygodnie sprawdzić, kto co zmienił, ani powstrzymać błędnych danych.
Dla firmy z branży medycznej to ryzyko: każda sztuka ma numer seryjny, kartę SIM, numer telefonu, zlecenie produkcji i numer karty wyrobu, które muszą pozostać dokładne i identyfikowalne od produkcji po klienta, który z urządzenia korzysta. Arkusz nie potrafił tego ani wymusić, ani dopasować się do realnego sposobu pracy firmy.
Co zbudowaliśmy
Zastąpiliśmy arkusz dedykowaną aplikacją webową — za logowaniem, z rolami — zbudowaną wokół dwóch połączonych rejestrów: urządzeń i klientów. Każdy rekord urządzenia trzyma wszystko, co zespół śledzi (numer seryjny, SIM, numer telefonu, hardware, zlecenie produkcji, numer karty wyrobu, datę produkcji) i jest powiązany z aktualnym stanem oraz klientem, do którego jest przypisany.
Zachowuje wygodę arkusza — zapisane widoki, konfigurowalne kolumny, zaawansowane filtrowanie, błyskawiczne wyszukiwanie, import/eksport — ale dodaje to, czego Excel nigdy nie miał: walidację ograniczającą błędy przy wprowadzaniu danych, pełną historię zmian (kto co zmienił, w całym zespole) i role kontrolujące, kto może edytować.
Ponieważ jest szyty na miarę, dopasowuje się do procesów firmy, a nie odwrotnie: własne przebiegi i automatyzacje działają na tych samych uporządkowanych danych — jak generowanie kart serwisowych, import sztuk wprost z produkcji oraz obsługa sprzedaży i wynajmu.
Efekt
Ogromny, zawieszający się arkusz stał się stabilnym systemem, w którym pracuje cały zespół. Błędy przy wprowadzaniu danych spadły dzięki walidacji, a każda zmiana jest teraz widoczna i przypisana — każdy pracownik widzi swoje i cudze edycje, co ma znaczenie przy regulowanym produkcie medycznym.
Najważniejsze: narzędzie pasuje do biznesu — własne przebiegi, jak generowanie kart serwisowych czy import z produkcji, działają na tych samych uporządkowanych danych urządzeń i klientów, więc codzienna praca jest szybsza i pewniejsza, niż pozwalał jakikolwiek arkusz.